人事労務管理で使える書式集をご提供いたします。
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目次
採用に関する書式集
内定誓約書
内定通知を出すタイミングで提出させる内定誓約書のサンプルです。誓約書に記載した一定の条件に合致した場合は、採用の取り消しを承諾するという文書となります。新卒採用の場合には、3月に学校を卒業できない場合には内定を取り消すという条件を盛り込むことが多く見られます。
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新入社員諸事項届出書
新入社員が入社した際には社会保険の手続や給与計算等のために様々な、そして多くの個人情報を収集する必要があります。もちろん採用段階で収集している情報も様々あると思いますが、できれば情報の整理という観点から入社時にはこのような書式で一度、情報の棚卸をしておくべきでしょう。
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身元保証書
従業員が入社の際に提出してもらう書類の中で、比較的一般的なものの１つが身元保証書です。これは従業員が何らかの損害を会社に与えた際、身元保証人が連帯して損害額を賠償するという契約書になります。なお保証人の要件として、従業員とは別に独立した生計を営む者とするといった定めを就業規則で行うことも多くみられます。
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秘密保持に関する誓約書
個人情報保護法の施行等により、個人情報を中心とした情報管理の重要性が増しています。この書式では企業の機密情報の管理に関するルールとその漏洩時における損害賠償の可能性について認識させた上で、従業員本人の個人情報管理に関する同意を得るような書式となっています。企業としては従業員に一読させ、内容を理解させた上で、本人の署名、捺印を取りましょう。
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労働条件通知書(2015年4月1日施行 パートタイム労働法対応版)
2015年4月1日に施行されたパートタイム労働法に合わせたパートタイマー用の労働条件通知書です。今回の改正により、雇用管理の改善等に関する事項に係る相談窓口についても書面により明示しなければならなくなりました。
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労働条件通知書
2013年4月1日に施行された労働基準法施行規則第5条に対応した労働条件通知書です。今回の改正により労働契約締結時に「期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準」についても書面により明示しなければならず、この労働条件通知書はこの事項を追加した書式となっています。
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労働条件通知書（一般労働者 有期雇用特別措置法による対象者用）
有期雇用特別措置法による特例の適用にあたり、特例対象者の労働契約の締結・更新時に明示しなければならない項目を追加した書式です。
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採用内定通知
新卒採用などにおいて、採用内定となった場合に応募者へ送付する採用内定通知のサンプルです。
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不採用通知
採用候補者に対して不採用を通知する際の通知書サンプルです。
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労働契約書
従業員を採用する際にもっとも基本となるのが労働契約書です。採用時には原則としてこの労働契約書を用い、書面で労働条件を通知することが義務付けられています。労働に関するトラブルを想定すれば、最低限必要な書式になりますので、必ず整備しましょう。
労働契約書（Word）| 労働契約書（PDF）
パートタイマー労働契約書
労働契約書は、就業規則で画一的に労働条件の設定を行うことが難しいパートタイマーの雇用管理において、もっとも重要な書類となります。特に昨今では、パートタイマーとの雇用に関するトラブルも頻繁に発生していることもあり、採用時に書面によって労働条件を明示することの重要性が増しています。
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嘱託社員労働契約書
嘱託社員とは、定年後の社員など60歳以降の者で、1年契約などの個別の契約に基づき雇用される労働者のことを呼ぶことが一般的です。この書式は、嘱託社員との間で締結する労働契約書のサンプルです。
嘱託社員労働契約書（Word）| 嘱託社員労働契約書（PDF）
誓約書
入社に際して提出してもらう誓約書のサンプルです。近年、企業からの情報漏えいに関する報道を目にすることが多くなり、業務上知り得た機密・個人情報について漏らさない旨を誓約させることが増えています。
誓約書（Word）| 誓約書（PDF）
退職・解雇
退職届
従業員が退職を申し出る際に使用する提出書類です。以前は経営者宛に全文を自書し、提出することが一般的でしたが、最近はこのように会社所定の書式を用意し、それに記入させることも多くなっています。
退職届（Word）| 退職届（PDF）
解雇理由証明書
解雇予告した従業員から、退職日までの間に解雇の理由について証明書を請求された場合に使用する「解雇理由証明書」の書式です。この証明書では、解雇の理由を具体的に示す必要があり、就業規則の該当条項の内容、その事実関係を記入することが求められています。
解雇理由証明書（Word）| 解雇理由証明書（PDF）
退職証明書
従業員が退職する際に、その請求に基づき交付する退職証明書です。その内容は、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金、退職の事由について記載することになっており、中途採用者の前職での経験や待遇を確認する手段に利用できます。その他にも、退職後の社会保険から国民健康保険に切り替える際の日付確認にも利用されているようです。
退職証明書（Word）| 退職証明書（PDF）
解雇予告通知書
従業員に解雇を予告する際に交付する解雇予告通知書です。解雇の手続には、解雇予告あるいは解雇予告手当の支払いが必要になっています。解雇をめぐる紛争は非常に多いため、書面で通知することがその後のトラブルの防止につながります。
退職証明書（Word）| 退職証明書（PDF）
解雇予告手当支払通知書
従業員を解雇する際、30日前の予告を行わない場合には解雇予告手当の支払い必要となりますが「解雇予告手当支払通知書」はそうしたケースに交付する書類となります。解雇予告を行わず、即時解雇を行う際には、解雇の通告と同時に解雇予告手当支払通知書を交付し、解雇予告手当の支払を行うこととなります。
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解雇予告手当受領確認書
予告期間を設けず、従業員を即時解雇する際には解雇予告手当の支払いが必要とされますが、これは予告手当を支給した際に被解雇者である従業員に提出してもらう受領確認書の様式サンプルです。
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労働時間・勤怠
時間外労働・休日労働に関する協定届(36協定届)[2019年4月1日改正版]
改正労働基準法の施行に伴い、内容が改定される36協定届の様式です。なお、特別条項を定める場合には別の様式となりますのでご注意ください。
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時間外労働・休日労働に関する協定届(36協定届)特別条項あり版[2019年4月1日改正版]
改正労働基準法の施行に伴い、内容が改定される36協定届の様式です。なお、特別条項を定める場合には別の様式となりますのでご注意ください。
時間外労働・休日労働に関する協定届（Word）| 時間外労働・休日労働に関する協定届（PDF）
時間外・休日勤務申請承認書
時間外・休日勤務申請承認書は、従業員が所定労働時間を超えて勤務しなければならない、または休日に勤務しなければならない場合に上長に申出て承認を受けさせることにより、従業員の時間外・休日勤務を管理するための書式です。
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遅刻・早退・外出届
従業員が遅刻や早退、あるいは勤務の途中に外出する場合に提出させる勤怠管理上の基本書類です。
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時間外労働・休日労働に関する協定届（36協定）
36協定とは、従業員に法定の労働時間を超えて勤務させる、または法定の休日に勤務させるにあたって、必ず締結し、労働基準監督署に届け出なければならない書式です。
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年次有給休暇管理表
年次有給休暇を従業員個人単位で管理するタイプの管理表の様式です。
年次有給休暇管理表（Word）| 年次有給休暇管理表（PDF）
出勤簿
出勤簿は、会社が始業・終業の時刻を確認し記録するための書式です。過重労働対策など、労務管理において労働時間問題への対応についての重要性が増していますので、適切な方法での労働時間把握が求められています。
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休暇（欠勤）届
従業員が休暇を取る場合あるいは欠勤した場合に提出させる書類です。この1枚で年次有給休暇や慶弔休暇などの手続きができます。
休暇（欠勤）届（Word）| 休暇（欠勤）届（PDF）
その他
休職辞令
就業規則の定めに基づき、従業員に休職を命じる際の辞令サンプルです。
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労働者名簿
労働基準法の規定に基づき、事業所に備えつけなければならない重要書類のひとつである労働者名簿のサンプルです。
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賃金台帳
労働基準法の規定に基づき、事業所に備えつけなければならない重要書類のひとつである賃金台帳のサンプルです。
賃金台帳（Word）| 賃金台帳（PDF）
就業規則（変更）届
就業規則を作成または変更した際に、それらに添付して労働基準監督署に提出する書類です。定型の申請書様式は決まっていませんが、事業所の名称、事業所の所在地、使用者氏名等を記載する必要があります。
就業規則（変更）届（Word）| 就業規則（変更）届（PDF）
就業規則意見書
就業規則を作成または変更した際に、過半数を代表する労働組合または過半数を代表する労働者の意見を聞き、就業規則に添付した上で労働基準監督署に届出する書類です。記入方法としては、左側の「 殿」には会社名と代表者名を記入し、意見を述べる代表者の署名と押印し、その下に代表者の選出方法および就業規則の作成・変更に関する意見を記載します。
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辞令（配置転換）
配置転換により所属が変更になる際に従業員に交付する辞令の書式です。
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在職証明書
在職証明書は、従業員がその会社に在職していることを証明する書類です。住宅資金の融資や公営住宅への入居、保育園への入園などの際に、自己の社会的信用等を証明するために使用されます。
在職証明書（Word）| 在職証明書（PDF）
育児休業申出書
従業員が育児休業の申出るための書式サンプルです。
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介護休業申出書
従業員が介護休業の申出るための書式サンプルです。
介護休業申出書（Word）| 介護休業申出書（PDF）
育児・介護休業取扱通知書
育児・介護休業時の取扱いについて会社が従業員に通知するための書式サンプルになります。
育児・介護休業取扱通知書（Word）| 育児・介護休業取扱通知書（PDF）
育児短時間勤務申出書
従業員が育児短時間勤務の申出を行うための書式サンプルです。
育児短時間勤務申出書（Word）| 育児短時間勤務申出書（PDF）
介護短時間勤務申出書
従業員が介護短時間勤務の申出を行うための書式サンプルです。
介護短時間勤務申出書（Word）| 介護短時間勤務申出書（PDF）
育児・介護短時間勤務取扱通知書
従業員より受けた育児・介護にかかる短時間勤務の申し出に対し、その取扱いについて会社から本人に通知する際の通知書サンプルです。短時間勤務の期間や期間中の勤務時間・給与等に関する取扱いなどについて定め、通知を行います。
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育児休業/育児のための所定外労働制限/育児のための時間外労働制限/育児のための深夜業制限/育児短時間勤務 対象児出生届
育児休業、育児のための所定外労働制限、育児のための時間外労働制限、深夜業制限、育児短時間勤務などの対象となる子が出生した際に提出する届出書のサンプルです。
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健康保険資格（取得・喪失）証明書
社会保険に加入している従業員が退職し、国民健康保険に加入する際に市区町村の窓口に提出する書類です。退職証明書で手続きできるケースもあります。また、社会保険に加入した従業員が、国民健康保険を脱退する際に利用することもあります。
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